Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Einsichtnahmerechte des einzelnen Eigentümers im Rahmen der WEG-Hausgeldabrechnung stellte das OLG München im Beschluss vom 9.3.2007 (NZM 2007, 691) sehr anschaulich dar. Nach § 28 Abs. 3 WEG habe die Gemeinschaft einen Anspruch auf Abrechnung und Rechnungslegung. Sie diene zum einen der Kontrolle der Geschäftsführung durch den Verwalter, zum anderen der Aufteilung der Kosten und Erträge der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Um die Richtigkeit der Abrechnung wirksam überprüfen zu können, sei es erforderlich, dass ein Wohnungseigentümer Einsicht in Buchungsunterlagen und Belege wie z.B. Rechnungen, Angebote, Stellungnahmen in juristischen Angelegenheiten und Gutachten nehmen könne. Die entsprechende Verpflichtung ergäbe sich aus dem Gesetz (§ 28 Abs. 3, 675, 666 i.V.m. § 259 BGB) und dem Verwaltervertrag.
Dabei sei zu berücksichtigen, dass die jeweiligen Eigentümerbeschlüsse nicht nur die Rechnungslegung der Verwaltung billigen würden, sondern auch im Verhältnis der Eigentümer untereinander bindend festgelegt würde, welche Einnahmen zu verbuchen sind und welche Ausgaben als Lasten und Kosten nach welchem Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Wohnungseigentümer umzulegen seien.
Erst durch die Genehmigungsbeschlüsse würde eine konkrete Zahlungspflicht der Wohnungseigentümer begründet (BGHZ 108, 44).
Nachdem mit der Beschlussfassung auch die Genehmigung der fremden Einzelabrechnungen mit den beschriebenen Rechtsfolgen eintrete, müsse auch für diese Abrechnungen eine Kontrollmöglichkeit gegeben sein, so dass ein Anspruch auf Einsichtnahme bestünde. Dieser Anspruch werde auch nicht durch das Bundesdatenschutzgesetz (§ 28 BDSG) tangiert, da die Wohnungseigentümergemeinschaft keine anonyme Gemeinschaft sei und die Einsichtnahme der Gemeinschaft diene (OLG Frankfurt a.M. OLGZ 1984, 258).
Ein Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen bestünde grundsätzlich nicht (BayObLGZ 2003, 318). Im Rahmen der Einsichtnahme habe ein Eigentümer Anspruch auf Fertigung und Aushändigung von Kopien, da es ihm nicht zugemutet werden könne, handschriftliche Abschriften zu fertigen (BayObLG NZM 2000, 873). Dies gelte sowohl für Belege, als auch für die Abrechnung selbst. Der Anspruch sei durch das Schikane- und Missbrauchsverbot der §§ 226, 242 BGB begrenzt. Das Ersuchen auf Einsichtnahme müsse sich demnach auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störungen des Betriebsablaufs der Verwaltung eingesehen und fotokopiert werden könnten. Eine Kostenerstattung von 0,30 € je Kopie sei dabei angemessen.